tata cara mengarsipkan surat

PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep (deponeren) yang menunjukan perintah untuk menyimpan surat.
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
   Indeks/kode surat di buat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
3. Menyortir, kegiatan menyortir atau nmemisah-misahkan surat sebelum di simpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir.
4. Menyimpan surat kedalam map (folder)
   Penyimpanan surat kedalam map dapat menggunakan stof map folio, snelhechter atau folder gantung kemudian dimasukan kedalam lemari arsip/filling cabinet ataunalat penyimpanan arsip yang lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang di pergunakan.
   Penyimpana arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:

1. Sistem abjad (alphabetic filling system) Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan abjad.

• Mengapa sistem abjad

1. Nama lebih mudah di ingat
2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama
4. Jumlah langganan yang berkomunikasu banyak

• Keuntungan sistem abjad

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi Satu
2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
3. Mudah dikerjakan dan mudah di temukan
4. Mudah diterapkan

• Kerugian sistem abjad

1. Pencarian dokumen untuk nama orang garus mengetahui nama belakangnya
2. Surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, kan terletak terpisah dalam penyimpanannya
3. Harus mempergunakan pengaturan mengindeks
4. Banyak orang memiliki nama yang sama sehingga harus lebih teliti bias salah menempatkan dan menemukan.

1. Sistem tanggal (Choronological filling system)
2. Sistem nomor (Numberic filling system)
3. Sistem wilayah (Geographic filling system)
4. Sistem subyek (Subject filling system)