tata cara mengarsipkan surat

PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep (deponeren) yang menunjukan perintah untuk menyimpan surat.
2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
   Indeks/kode surat di buat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
3. Menyortir, kegiatan menyortir atau nmemisah-misahkan surat sebelum di simpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/kotak sortir.
4. Menyimpan surat kedalam map (folder)
   Penyimpanan surat kedalam map dapat menggunakan stof map folio, snelhechter atau folder gantung kemudian dimasukan kedalam lemari arsip/filling cabinet ataunalat penyimpanan arsip yang lain.
5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang di pergunakan.
   Penyimpana arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:

1. Sistem abjad (alphabetic filling system) Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan abjad.

• Mengapa sistem abjad

1. Nama lebih mudah di ingat
2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama
4. Jumlah langganan yang berkomunikasu banyak

• Keuntungan sistem abjad

1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi Satu
2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
3. Mudah dikerjakan dan mudah di temukan
4. Mudah diterapkan

• Kerugian sistem abjad

1. Pencarian dokumen untuk nama orang garus mengetahui nama belakangnya
2. Surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, kan terletak terpisah dalam penyimpanannya
3. Harus mempergunakan pengaturan mengindeks
4. Banyak orang memiliki nama yang sama sehingga harus lebih teliti bias salah menempatkan dan menemukan.

1. Sistem tanggal (Choronological filling system)
2. Sistem nomor (Numberic filling system)
3. Sistem wilayah (Geographic filling system)
4. Sistem subyek (Subject filling system)

Materi mengelola pertemuan rapat

Bab I

        Merencanakan dan mempersiapkan pertemuan
1. Pengertian rapat
    Ada beberapa pengertian rapat antara lain
a. Menururt Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) membicarakan sesuatu,sidang,majelis.
b. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.
c. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat.
d. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.
     Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa Rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi / perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan / memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi / perusahaan.

2. Fungsi rapat
    a. Untuk memecahkan masalah
    b. Untuk menyampaikan informasi
    c. Sebagai forum demokrasi
    d. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi
    e. Sebagai sarana bernegosiasi
    f. Ketentuan hukum

3. Jenis - jenis rapat
   a. Rapat menurut tujuannya
     1. Rapat penjelasan
     2. Rapat pemecahan masalah
     3. Rapat perundingan
  b. Rapat menurut sifatnya
    1. Rapat resmi (formal meeting)
    2. Rapat tidak resmi (informal meeting)
    3. Rapat tebuka
    4. Rapat tertutup
  c. Menurut jangka waktu
     1. Rapat mingguan
     2. Rapat bulanan
     3. Rapat semesteran
     4. Rapat tahunan
  d. Rapat menurut referensinya
     1. Rapat rutin
     2. Rapat insidenting

4. Syarat - syarat rapat yang baik
    1. Suasana terbuka
    2. Tidak ada monopoli
    3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
    4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
    5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
    6. Pertanyaan singkat dan jelas
    7. Disiplin waktu

5. Perencanaan dan persiapan rapat
       Dalam rangka penyelenggaraan rapat ada beberapa prinsip dasart yang dapat dijadikan pedoman/pegangan
- Why                        - Where
- What                       - When
- Who                        - How

lirik lagu payung teduh_akad

Payung Teduh - Akad
Betapa bahagianya hatiku saat
Ku duduk berdua denganmu
Berjalan bersamamu
Menarilah denganku
Namun bila hari ini adalah yang terakhir
Tapi ku tetap bahagia
Selalu kusyukuri
Begitulah adanya
Dan bila kau ingin sendiri
Cepat cepatlah sampaikan kepadaku
Agar ku tak berharap
Membuat kau bersedih
Bila nanti saatnya t'lah tiba
Kuingin kau menjadi istriku
Berjalan bersamamu dalam teriknya hujan
Berlarian kesana-kemari dan tertawa
Namun bila saat nanti senja tiba
Izinkanku menjaga dirimu
Berdua menikmati pelukan diujung waktu
Sudikah kau temani diriku
Dan bila kau ingin sendiri
Cepat cepatlah sampaikan kepadaku
Agar ku tak berharap
dan buat kau bersedih
Bila nanti saatnya t'lah tiba
Kuingin kau menjadi istriku
Berjalan bersamamu dalam teriknya hujan
Berlarian kesana-kemari dan tertawa
Namun bila saat berpisah tlah tiba
Izinkanku menjaga dirimu
Berdua menikmati pelukan di ujung waktu
Sudilah kau temani diriku
Sudilah kau menjadi temanku
Sudilah kau menjadi istriku